Kostenübernahme bei Open Access Publikationen an der UW/H: Qualitätsprüfung der Publikationen zur Entscheidung über die Kostenübernahme

Nach Bestätigung und qualitativer Einordnung des Publikationsorgans durch die Abteilung QM kann beim Kostenstellenverantwortlichen (Prof. Geraedts) nachgefragt werden, ob die UW/H oder die Autorin bzw. der Autor für die Publikationskosten in Vorleistung tritt. Dies geschieht in aller Regel bei Publikationen in OAJ des oberen Drittels der Rangplätze des jeweiligen Fachgebiets. In diesem Fall kann die Rechnung direkt an den OAP-Kostenstellenverantwortlichen gesendet werden. In allen anderen Fällen treten die Autorinnen und Autoren in Vorleistung.

Ob die Kosten dieser und aller anderen open access Publikationen letztlich von der UW/H übernommen werden, hängt von der am Anfang jeden Jahres stattfindenden, vergleichenden Qualitätsprüfung aller mit Publikationskosten einhergehenden Veröffentlichungen des vergangenen Jahres von UW/H-Autorinnen und Autoren ab. Diese Qualitätsprüfung nutzt Ranglisten der Fachgebiete, im Bereich der Gesundheit z. B. die Impactfaktoren des Journal Citation Reports, um alle Publikationen dem oberen, mittleren oder unteren Drittel der Zeitschriften eines Fachgebiets zuzuordnen.

Wie in der Grafik veranschaulicht, werden zunächst die Kosten für open access Publikationen aus dem oberen Drittel des Fachgebiets, bei verbleibendem Budget dann des mittleren und zuletzt evtl. auch unteren Drittels übernommen. Für den Fall, dass das open access Budget der UW/H nicht ausreicht, um alle kostenpflichtigen, hochwertigen open access Publikationen zu finanzieren, soll in Zukunft der Fakultäts-Overhead zur Finanzierung herangezogen werden. Als letzte Möglichkeit bleibt die Kostenübernahme durch die Autorinnen und Autoren selber (s. Grafik).

Anträge auf Erstattung von Publikationskosten müssen jeweils spätestens am Jahresende vorliegen. Nach der vergleichenden, jeweils fakultätsinternen Qualitätsprüfung wird im Abgleich mit dem Jahresbudget entschieden, für welche Publikationen in OAJ die Kosten nicht von den Autorinnen und Autoren zu tragen sind. Falls die Kosten solcher Publikationen, für die entschieden wurde, dass sie von der UW/H zu finanzieren sind, bereits vorab von der UW/H übernommen wurden, bleibt es dabei. Falls die Autorinnen und Autoren in Vorleistung getreten sind, werden die Kosten je nach Einstufung evtl. rückerstattet. Die Publikationskosten solcher Publikationen, die durch die UW/H in Vorleistung finanziert wurden, die am Jahresanfang jedoch als nicht förderungswürdig eingestuft wurden, werden von den Autorinnen und Autoren zurückgefordert.