Mailadressierung

Im Fenster für eine neue Mail finden Sie die üblichen Felder "An..." und "Cc..." für die Eingabe der Adressen. Sie können zwei weitere Felder "Bcc..." für Blindkopieen und "Von..." für die Auswahl einer alternativen Absenderadresse durch Auswahl der Symbolleiste "Optionen" am oberen Bildrand aktivieren. Sie verwenden dafür die Schaltflächen "Bcc anzeigen" bzw. "Anzeigen aus".

Externe Adressen können Sie wie gewohnt direkt in die Adressfelder eingeben.

Universitätsangehörige können immer über das globale Adressbuch adressiert werden. Dazu haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Durch Anklicken von "An...", "Cc..." oder "Bcc..." öffnen Sie das globale Adressbuch.

• Durch Selektieren von "Nur Name" und Eingabe der Anfangsbuchstaben des Nachnamens oder durch Selektieren von "Mehr Spalten" und Eingabe der Anfangsbuchstaben des Vor- oder Nachnamens können Sie die entsprechenden möglichen Empfänger anzeigen lassen.
• Selektieren Sie nun in der Anzeige den oder die gewünschten Empfänger.
• Übernehmen Sie die ausgewählten Empfänger durch Anklicken von "An ->", "Cc ->" oder "Bcc ->" in das jeweilige Adressfeld.
• Mit "OK" (unten) schließen Sie den Dialog, und die ausgewählten Adressen werden in den Adressfeldern der neuen Mail angezeigt.

Im Adressbuch werden unterschiedliche Symbole verwendet. Diese haben folgende Bedeutung:

• eine Person: ein Universitätsangehöriger mit Outlook-Postfach
• zwei Personen: ein Mailverteiler, der mehrere Adressen enthält
• eine Person mit einem kleinen Globus: alle anderen Personen (dies trifft während der Migrationsphase auch auf alle Mitarbeiter zu, die noch kein Outlook-Postfach haben.)

 
Tip:
Im Auswahldialog lässt sich rechts oben neben dem globalen Adressbuch auch ein anderes z.B. selbst erstelltes Adressbuch auswählen.


2. Durch Eingabe der Anfangsbuchstaben des Vor- oder Nachnamens des gewünschten Empfängers im Feld "An...", "Cc..."

Haben Sie Adressen, die mit den eingegebenen Buchstaben beginnen, auf dem gleichen PC früher schon einmal verwendet, dann werden ihnen diese Adressen sofort in einem blauen Popup angeboten, so daß Sie sie schnell auswählen können. Die Auswahl häufig genutzter Adressen wird dadurch vereinfacht. Wenn Sie die gewünschte Adresse nicht auf diese Weise auswählen (können), versucht Outlook automatisch, aus den eingegebenen Buchstaben den gewünschten Empfänger zu ermitteln.
WICHTIG: Dies kann einige Sekunden dauern. Sie brauchen aber nicht darauf zu warten, sondern können sofort die Bearbeitung der Mail fortsetzen.Outlook verhält sich nun wie folgt:

• Ist die eingegebene Zeichenkette eindeutig einer bestimmten Person zuzuordnen, dann wird der komplette Name automatisch ergänzt.

• Ist die eingegebene Zeichenkette nicht eindeutig, dann wird sie rot unterstrichen. Sie haben nun die Möglichkeit, sich mit einem Rechtsklick auf die eingegebenen Buchstaben die in Frage kommenden Personen anzeigen zu lassen und den gewünschten Eintrag auszuwählen, oder sich diese Auswahl erst beim Versenden der Mail mit "Senden" anzeigen zu lassen.

• Ist die eingegebene Zeichenkette keiner Person aus dem globalen Adressbuch zuzuordnen, dann bleibt sie unverändert (ohne Markierung) im Adressfeld stehen. Sie werden dann beim Versenden der Mail auf das Problem hingewiesen.

Tip: Wenn Sie nach Eingabe der Anfangsbuchstaben die sofortige Vervollständigung der Adresse erzwingen möchten, wählen Sie in der Symbolleiste "Nachricht" am oberen Bildrand "Namen überprüfen".

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