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Stellvertretung
Durch Stellvertreterrechte ermöglichen Sie einer anderen Person zeitweise den Zugriff auf einen oder mehrere Ihrer Standard-Outlook-Ordner (Kalender, Aufgaben, Posteingang etc.). Hierbei können Sie jeweils festlegen, ob ihr Stellvertreter eine Berechtigung nur zum Lesen oder auch zum Bearbeiten erhalten soll.
So vergeben Sie Stellvertreterrechte:
- Rufen Sie unter "Extras" - "Optionen" den Reiter "Stellvertretungen" auf.
- Durch Anklicken von "Hinzufügen" erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie die Person, die Sie vertreten soll, aus dem globalen Adressbuch auswählen können. (Alternativ können Sie hier auch die Berechtigungen für eine bereits existierende Stellvertretung durch Auswahl der Person und Anklicken von "Berechtigungen" ändern oder Stellvertretungen löschen.)
- Es öffnet sich das Dialogfeld "Berechtigungen der Stellvertretung". Hier können Sie für die verschiedenen Module von Outlook eintragen, welche Berechtigungen ihre Stellvertretung erhalten soll: keine Berechtigung, nur lesen, lesen und neue Einträge hinzufügen oder volle Rechte, d.h. zusätzlich auch das Recht, vorhandenes zu ändern.
Wichtig: Wenn Sie alle Berechtigungen auf "Keine" stellen, bleibt für die als Stellvertreter eingetragene Person trotzdem das Recht erhalten, Mails in ihrem Auftrag zu senden! Dieses Recht ist quasi das Grundrecht des Stellvertreters. Möchten Sie auch dieses Recht entziehen, dann löschen Sie den Stellvertreter komplett aus der Liste!
- Die Option "Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten" ist standardmäßig aktiviert, damit ihre Stellvertretung Informationen zu ihren Besprechungen in ihrem eigenen Posteingang erhält.
- Die Berechtigung für den Posteingang sollten Sie mindestens auf Stufe 1 (nur lesen) stellen, damit ihre Stellvertretung Zugriff auf ihre neuen Mails hat.
- Es empfiehlt sich, die Option "Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden" zu aktivieren, damit ihre Stellvertretung auch gleich über die ihr erteilten Rechte informiert wird.
- Nach Beendigen des Dialogs zur Einstellung der Berechtigungen haben Sie die Möglichkeit, weitere Stellvertretungen hinzuzufügen. Sie könne die Berechtigungen für jede Stellvertretung gesondert definieren.
- Nach Beenden des Dialogs mit "OK" sind die eingetragenen Stellvertreterrechte aktiviert.
So öffnen Sie den Posteingang oder andere Ordner eines Kollegen, den Sie vertreten:
- Rufen Sie den Menüpunkt "Datei" - "Öffnen" - "Ordner eines anderen Benutzers..." auf.
- Wählen Sie den Namen der Person, die Sie vertreten wollen, aus dem Adressbuch aus und beenden Sie den Dialog mit "OK".
- Der ausgewählte Ordner wird sofort geöffnet.
- Beim Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten dieses Ordners sieht der Empfänger als Absender nun folgendes: <Ihr Name> im Auftrag von <Name der vertretenen Person>
TIP: Wenn Sie nach dem Öffnen des Posteingangs oder anderer Ordner eines Kollegen, den Sie vertreten, wieder ihr eigenes Postfach angezeigt haben, brauchen Sie nicht wieder den oben beschriebenen weg zu gehen, um erneut den Posteingang der von ihnen vertretenen Person zu öffnen: Unter "Datei" - "Öffnen" finden Sie eine Liste der bisher geöffneten Ordner, aus der Sie den gewünschten Ordner einfach auswählen können.
Versuchen Sie hier, einen Ordner zu öffnen, für den ihnen die Stellvertreterberechtigung inzwischen entzogen wurde, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung, und der Eintrag verschwindet aus der Liste.