Abwesenheit

Falls Sie eingehende Mails für eine bestimmte Zeit (z.B. im Urlaub) nicht beantworten können, ermöglicht der Abwesenheitsassistent, dass alle Absender, die ihnen in dieser Zeit eine Mail schicken, automatisch eine Abwesenheitsnotiz mit einem von ihnen erstellten Text erhalten.

• Rufen Sie den Menüpunkt "Extras" - "Abwesenheits-Assistent" auf.

• Aktivieren Sie das Optionsfeld "Abwesenheitsnotizen senden".

• Aktivieren Sie "Nur in diesem Zeitraum senden" und tragen Sie den Zeitraum ihrer Abwesenheit ein.

• Tragen Sie für Universitätsangehörige ("Innerhalb meiner Organisation") und bei Bedarf auch für externe Absender ("Außerhalb meiner Organisation") einen Benachrichtigungstext ein.

• Bei Aktivierung automatischer Antworten an Absender außerhalb der UWH können Sie wählen, ob diese automatischen Antworten an alle Absender geschickt werden sollen ("Jeder außerhalb meiner Organisation") oder nur an ihnen bekannte Personen, für die Sie in einem Adressbuch bereits einen Kontakt angelegt haben. Letzteres ist häufig sinnvoll, um zu vermeiden, daß Mails, die Sie über Mailverteiler erhalten oder die eine besondere Funktion haben ("Antworten Sie auf diese Mail, um den Newsletter zu abonnieren..") ebenfalls automatisch - und unerwünscht - beantwortet werden.

Tip: Wenn Sie Outlook während der Abwesenheitsfrist starten, erscheint am unteren Bildrand ein Hinweis auf die aktivierte Abwesenheitsnotiz. Sie können die automatischen Abwesenheitsnotizen dann einfach durch Klick auf die Schaltfläche "Abwesend" (rechts unten) und "Abwesenheitsnotizen deaktivieren" ausschalten. Dies lässt sich natürlich auch jederzeit über den Abwesenheitsassistenten (s.o.) einstellen.

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