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Adressbücher

 

Ebenso wie in Notes lassen sich mit Outlook zusätzlich zum globalen Adressbuch der UWH verschiedene Adressbücher nutzen, die nur für bestimmte Bereiche relevant sind, z.B. ein Adressbuch der Fakultät für Gesundheit. Diese Adressbücher finden Sie nun in den sogenannten "Öffentliche Ordnern", für die trotz ihres Namens immer nur ein bestimmter Personenkreis zugriffsberechtigt ist.

1. So machen Sie ein Adressbuch für die Arbeit mit Outlook verfügbar (einmalig pro Adressbuch)

  • Drücken Sie <Strg>6 oder rufen Sie aus dem Menü "Wechseln zu" den Menüpunkt "Ordnerliste" auf. Links oben wird nun die "Ordnerliste" angezeigt, in der Sie unterhalb von "Öffentliche Ordner" "Alle Öffentlichen Ordner" und darunter die Ordner für die einzelnen Fakultäten bzw. die Administration finden.
  • Unterhalb der Fakultätsordner finden Sie die einzelnen Adressbücher, für die Sie zugriffsberechtigt sind.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Adressbuch und wählen Sie "Eigenschaften" aus dem Kontextmenü.
  • Wählen Sie nun den Reiter "Outlook-Adressbuch" an und aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"
  • Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Adressbuch und wählen Sie nun "Zu Favoriten hinzufügen" und dann "Hinzufügen"


2. So nutzen Sie die Adressbücher
 

  • Wenn Sie eine Mail senden wollen, können Sie Adressen durch Anklicken von "An", "Cc" usw. aus einem Adressbuch auswählen. Voreingestellt ist dabei immer das globale Adressbuch der UWH. Wenn Sie weitere Adressbücher wie unter 1. beschrieben für sich verfügbar gemacht haben, können Sie diese Adressbücher in dem Adressauswahldialog rechts oben anwählen, so daß ihnen nur die Adressen und Verteilerlisten dieses Adressbuchs angezeigt werden.
  • Wenn Sie Informationen wie z.B. die Telefon- oder Raumnummer eines Kollegen nachschauen wollen, können Sie die Adressbücher über das kleine Buch-Symbol in der Symbolleiste des Hauptfensters aufrufen. Sie erhalten dann das gleiche Fenster wie bei der Adressauswahl beim Schreiben einer neuen Mail. Ein Doppelklick auf einen Eintrag liefert ihnen hier die gewünschten Informationen.


3. So bearbeiten Sie Adressbücher

a) Über den Bereich "Kontakte"

  • Klicken Sie auf "Kontakte" oder drücken Sie <Strg>3
  • Am linken Bildrand finden Sie im Bereich "Andere Kontakte" die Adressbücher, die Sie in Schritt 1 (s.o.) zu den Favoriten hinzugefügt haben.
  • Wenn Sie eines dieser Adressbücher anklicken wird der Inhalt dieses Adressbuchs in der Mitte angezeigt. Die Art der Darstellung können Sie über das Menü "Ansicht" -> "Aktuelle Ansicht" ändern.
  • Mit einem Doppelklick auf einen bestehenden Kontakt oder eine bestehende Verteilerliste öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Änderungen vornehmen können.
  • Neue Einträge können Sie bei den "...karten"-Ansichten durch einen Rechtsklick auf eine freie Fläche und "Neuen Kontakt" bzw. "Neue Verteilerliste" anlegen. Bei den Ansichten mit Listendarstellung gibt es dazu das Feld "Hier klicken, um Kontakt zu erstellen"

 

b) Über den Adressauswahldialog

  • Den Adressauswahldialog können Sie wie unter 2. beschrieben aufrufen
  • Mit einem Doppelklick auf einen bestehenden Kontakt oder eine bestehende Verteilerliste öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Änderungen vornehmen können.
  • Wenn Sie einen neuen Kontakt oder eine neue Verteilerliste anlegen möchten, öffnen Sie aus dem Menü "Datei" den Menüpunkt "Neuer Eintrag" und wählen sie in dem nun erscheinenden Dialog aus, ob Sie einen Kontakt oder ein Adressbuch erstellen möchten und in welchem Adressbuch das neue Objekt angelegt werden soll. Sie erhalten dann den Dialog zur Eingabe der Daten.

 

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