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Regeln

Outlook bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein- oder ausgehende Nachrichten automatisch zu kennzeichnen, zu verschieben, zu kopieren oder an andere Benutzer weiterzuleiten. Sie können durch eine Regel z.B. veranlassen, dass alle Nachrichten, deren Betreff einen bestimmten Begriff enthalten, automatisch an einen Kollegen weitergeleitet werden, der dieses Thema bearbeitet. Zur Festlegung von Regeln verwenden Sie den Regel-Assistenten:

Rufen Sie den Menüpunkt "Extras" - "Regeln und Benachrichtigungen" auf.

1. Art der Regel festlegen

  • Klicken Sie in dem Dialog auf die Schaltfläche "Neue Regel".
  • Markieren Sie z.B. den Eintrag "Nachrichten bei Ankunft prüfen" und klicken Sie auf "Weiter".

2. Bedingungen festlegen

  • Haken Sie in der Liste der diversen möglichen Bedingungen die von ihnen gewünschten Bedingungen an. Es müssen für eine Mail *alle* ausgewählten Bedingungen gleichzeitig zutreffen, damit die Aktion (s.u.) ausgeführt wird!
  • Für jede angehakte Bedingung wird im unteren Feld des Regel-Assistenten ("2. Schritt") die Regelbeschreibung eingefügt. Diese Regelbeschreibungen enthalten evtl. variable Anteile, die blau und unterstrichen dargestellt werden. Diese Variablen müssen Sie nun definieren, indem Sie sie anklicken und ja nach Regel z.B. einen Text eingeben oder einen Kontakt aussuchen.      
  • Klicken Sie auf "Weiter"

3. Aktion festlegen

  • Sie erhalten eine Liste mit möglichen Aktionen, die ausgeführt werden, wenn alle in 2. definierten Bedingungen zutreffen sollten. Sie können analog zum Festlegen der Bedingungen (s.o) auch mehrere Aktionen anhaken.
  • Ebenso wie beim Festlegen der Bedingungen enthalten einige Aktionen variable Anteile, die nun im unteren Feld des Dialogs blau und unterstrichen dargestellt werden. Diese müssen Sie nun durch Anklicken und Auswahl von Text, Adressen o.ä. festlegen.
  • Klicken Sie nun auf "Fertig stellen" oder auf "Weiter" wenn Sie Ausnahmen festlegen möchten.

4. Ausnahmen festlegen (optional)

  • Analog zu 2. und 3. erhalten Sie hier eine Liste möglicher Ausnahmebedingungen, zum Teil wieder mit variablen Anteilen, die von ihnen zu definieren sind. ACHTUNG: Die ausgewählten Ausnahmen werden *oder*-verknüpft, d.h.: ist auch nur eine der angegebenen Bedingungen erfüllt, wird die zuvor definierte Aktion bzw. die Aktionen *nicht* ausgeführt.
  • Klicken Sie nun auf "Fertig stellen"

 

Tip: Weniger ist mehr! Man kann mit den von Outlook angebotenen Möglichkeiten sicherlich sehr komplexe Regelwerke erstellen, die allen Ansprüchen gerecht werden. Man sollte aber auch selber den Überblick behalten, wann welche Mail warum wie behandelt wird...


Im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" (siehe Schritt 1.) können Sie Regeln auch:


- aktivieren/deaktivieren:
durch anhaken/löschen des Kontrollfelds vor der Regel

- löschen:
durch Auswählen der Regel und Anklicken der Schaltfläche "Löschen"

- bearbeiten:
durch Auswählen der Regel und Anklicken der Schaltfläche "Regel ändern" - "Regeleinstellungen bearbeiten"

- umbenennen:
durch Auswählen der Regel und Anklicken der Schaltfläche "Regel ändern" - "Regel umbenennen"

- auf bereits vorhandene Mails anwenden:
durch Anklicken der Schaltfläche "Regeln jetzt anwenden"

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