weitere Postfächer

Wenn Sie dauerhaft auf ein anderes Postfach zugreifen möchten, z.B. als Sekratärin auf das Postfach ihrer Chefin/ihres Chefs oder auf ein mit Kollegen gemeinsam genutztes Postfach, das nicht einer einzelnen Person zugeordnet ist, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Zugriffsrechte vergeben

Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden:

a) Sie möchten auf ein gemeinsam genutztes (nicht persönliches) Postfach zugreifen, z.B. bewerbungen@uni-wh.de.

In diesem Fall muß das Formular "Netzverbindungen" ausgefüllt und vom verantwortlichen Mitarbeiter unterschrieben an den Bereich Informationstechnologie geschickt werden. Dort wird die neue Berechtigung dann eingetragen. Möglich sind nur die Berechtigungen "Vollzugriff" und "Vollzugriff ohne Löschberechtigung".

b) Sie möchten auf das persönliche Postfach einer anderen Person zugreifen.

In diesem Fall ist zunächst zu klären, ob die Berechtigungen, die über die Stellvertreter-Regelung eingestellt werden können, für ihren Bedarf ausreichen (siehe Stellvertretung). Wenn dies nicht der Fall ist, z.B. weil Sie nicht nur auf den Posteingang sondern auch auf andere Ordner des Postfachs zugreifen müssen, dann verfahren Sie bitte wie unter a) beschrieben. Der Antrag muß in diesem Fall immer von der Person unterschrieben werden, für deren Postfach wir eine Zugriffsberechtigung eintragen sollen.

2. Ein anderes Postfach öffnen

Wenn Sie Zugriffsberechtigungen für ein anderes Postfach erhalten haben, können Sie dieses in ihre Ordnerliste aufnehmen:

• Rufen Sie den Menüpunkt "Extras" - "Kontoeinstellungen" auf.

• Markieren Sie ihr Konto auf dem Exchange-Server (<Ihr name>@uni-wh.de - im Allgemeinen ist dies das einzige angezeigte Konto) und klicken Sie auf "Ändern".

• Es öffnet sich das Dialogfenster "E-mail Konto ändern". Klicken Sie hier auf "Weitere Einstellungen".

• Es öffnet sich das Dialogfenster "Microsoft Exchange". Wählen Sie hier den Reiter "Erweitert" und klicken Sie dann auf "Hinzufügen".

• Geben Sie nun im Dialogfenster "Postfach hinzufügen" den Namen der Person bzw. der mit Kollegen gemeinsam genutzten Adresse ein, mit deren Postfach Sie arbeiten möchten. Die Eingabe der ersten Buchstaben reicht dabei im Allgemeinen aus, da Outlook nach dem Bestätigen der Eingabe mit "OK" selbstständig den vollständigen Namen ergänzt oder ihnen Vorschläge für den vollständigen Namen macht, wenn die Eingabe nicht eindeutig war.

• Nach dem Bestätigen des ausgewählten Namens mit "OK" wird der Name des zusätzlich zu öffenden Postfachs im Dialogfenster "Microsoft Exchange" angezeigt.

• Schliessen Sie nun alle noch geöffneten Dialogfenster mit "OK", "Weiter" -> "Fertig stellen" und "schliessen". Die dauerhafte Einbindung des Postfachs in ihre Outlook-Konfiguration ist damit abgeschlossen.

Sie finden das neu hinzugefügte Postfach nun links in der Liste der E-mail-Ordner unterhalb ihres eigenen Postfachs und können damit - im Rahmen der ihnen eingeräumten Rechte - weitgehend genauso arbeiten wie mit ihrem eigenen Postfach.


TIP: Wenn Sie sich bei der Arbeit mit Outlook auf einem Notebook angewöhnt haben, offline zu arbeiten, weil Outlook stets eine lokale Kopie ihres Postfachs vorhält: dies funktioniert mit zusätzlichen Postfächern leider *nicht*. Sie benötigen zur Arbeit mit solchen Postfächern also immer eine aktive Netzverbindung.

Wenn Sie beim Versuch, ein zusätzlich eingebundenes Postfach zu öffnen, trotz einer bestehenden Verbindung zum Exchange-server die Fehlermeldung "Der Ordner kann nicht angezeigt werden" erhalten, dann liegt das höchstwahrscheinlich daran, daß ihnen die Zugriffsrechte für dieses Postfach entzogen wurden.   

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